Colleen Shoganel archivero de los Estados Unidos, analizó la Archivos Nacionales‘transición digital y uso de inteligencia artificial como parte de una conversación pública más amplia el jueves por la noche en la Biblioteca Pública de Seattle, dirigida por Brad Smithel presidente de Microsoft, y organizado por el Fundación de Archivos Nacionales.
- Los Archivos Nacionales están entrenando a un robot de inteligencia artificial para extraer los formularios DD-214 que resumen el historial militar de una persona a partir de grandes archivos digitales, liberando al personal para trabajar en solicitudes más complicadas.
- Para agilizar las respuestas a las solicitudes de la Ley de Libertad de Información (FOIA), los Archivos Nacionales se encuentran en las primeras etapas de trabajo para implementar IA para redactar automáticamente información de identificación personal.
- Para el 250 aniversario de la Declaración de Independencia en 2026, los Archivos están trabajando con Microsoft para desarrollar una exhibición interactiva que brindará una experiencia personalizada utilizando la IA. Los intereses de los visitantes se utilizarán para recomendarles registros relevantes.
- The Archives está experimentando diferentes formas de adaptarse a las nuevas plataformas digitales. Por ejemplo, cuando la Proclamación de Emancipación estuvo en exhibición el 16 de junio, los Archivos invitaron a personas influyentes de las redes sociales a crear videos sobre ella para plataformas como TikTok, Instagram y Twitter.
Los Archivos también están digitalizando registros para hacerlos más accesibles en línea. Actualmente, alrededor de 250 millones de registros están disponibles digitalmente de un total de más de 13.500 millones de páginas de registros. El objetivo es aumentar esta cifra a 300 millones y, eventualmente, a 500 millones de registros digitalizados. Los originales se conservan después del escaneo, dijo Shogan.
En el proceso de digitalización de archivos, los Archivos son conscientes de utilizar formatos de archivo no vinculados a un software específico, dijo Shogan. “Los programas y aplicaciones de computadora van y vienen, pero necesitamos que estos archivos sobrevivan a esas aplicaciones reales para que puedan ser vistos por las generaciones venideras”, dijo.
Los Archivos Nacionales también están haciendo la transición para recibir y preservar más registros que “nacieron digitales” y permanecerán en formato digital en lugar de necesitar ser escaneados desde documentos impresos.
Shogan, autora e historiadora, prestó juramento como undécima archivera de los Estados Unidos en mayo de 2023. Tiene un doctorado en ciencias políticas centrado en el liderazgo y la retórica presidencial. Anteriormente se desempeñó como vicepresidenta senior y directora del Centro David Rubenstein en la Asociación Histórica de la Casa Blanca, y trabajó para el Senado de los Estados Unidos y como alta ejecutiva en la Biblioteca del Congreso.
Para muchas personas en la audiencia de Seattle, su visita fue simbólicamente importante como muestra de apoyo a la oficina de los Archivos Nacionales de Seattle, que se propuso vender y cerrar en 2020. antes de que se revocara la decisión.
Como parte de su viaje, visitó las instalaciones de Seattle, que albergan 150 millones de registros.
“La diversidad de registros es realmente asombrosa”, dijo, citando los archivos de registros judiciales y fiscales, fotografías de la época de la Segunda Guerra Mundial y registros de investigación que se encuentran en las instalaciones de Seattle. Shogan, que se describe a sí misma como “un poco fanática del misterio”, dijo que estaba especialmente emocionada de ver los registros de la oficina sobre el Secuestro del avión DB Cooper de 1971.
Un tema que no surgió directamente durante su charla pública fue la Participación de los Archivos Nacionales en el caso legal sobre documentos clasificados supuestamente encontrado en el resort Mar-a-Lago del expresidente Donald Trump.
Sin embargo, Shogan mostró su sentido del humor cuando Smith leyó una pregunta enviada por la audiencia sobre cómo los Archivos manejan los documentos extraviados. Al reformular la pregunta, Smith dijo que no iba a preguntar sobre artículos que podrían perderse en bolsas de gimnasia, armarios o…
“¿Baños?” Añadió Shogan, provocando las risas de la multitud.
El año de juramento de Shogan ha sido corregido desde la publicación original.
